Las funciones, por su parte,
son operaciones previamente predefinidas que realizan cálculos sencillos o
complejos con los datos de celdas o de rangos de celdas.
Una función siempre forma
parte de una fórmula, así, la función más común SUMA podría efectuar el cálculo
de todas las celdas de un rango y para escribir esta fórmula pondríamos
"=SUMA(B2:B20)" y si esta fórmula la introducimos en nuestra hoja de
cálculo podríamos ponerla como "=SUMA(Habitantes)" ya que el nombre
"Habitantes" es el que le dimos al rango B2:B20.
En OpenOffice Calc contamos
con multitud de funciones que realizan por nosotros desde los cálculos más
sencillos hasta complicadas y complejas operaciones. Si observanos
detenidamente veremos que la función consta de dos partes, por un lado el
nombre de la función y entre paréntesis los argumentos con los que realiza los
cálculos correspondientes.
De todas estas funciones,
cuando escribimos el signo igual, en el cuadro de lista Cuadro de
nombres de la barra de herramientas Funciones, que vemos en la figura
8.12, nos muestra las cinco funciones más usadas
Figura 8.12. Barra de herramientas Funciones
Si observamos mientras
estamos introduciendo una fórmula con o sin función veremos que el contenido va
apareciendo en la barra de Funciones al mismo tiempo que en la celda activa,
pero una vez concluida la fórmula, cuando hacemos clic en el
botón Aplicar o pulsamos la tecla Entrar, la fórmula desaparece
de la celda activa y en su lugar aparece el resultado, sin embargo la fórmula
podemos seguir viéndola en la Línea de entrada.
Conociendo ya las fórmulas y
las funciones llega el momento de realizar los cálculos en nuestra tabla
utilizando para ello los datos que ya hemos introducido.
En la celda B21 colocamos la
fórmula SUMA(Habitantes). Si colocamos bien los rangos de la práctica anterior
esta fórmula utilizará la función SUMA para sumar el contenido de las casilla
B2 a B20 que son las que tienen ese rango. Cuando hagamos clic sobre la
tecla Entrar veremos que se realiza el cálculo automáticamente.
En la celda C21 colocamos
SUMA(Cargo)
En la celda D21 colocamos
SUM(Beneficio)
Nos vamos ahora a la celda
E2 y en ella colocamos la siguiente fórmula: =D2-C2
Pulsamos la
tecla Entrar para que se realice el cálculo.
Ahora volvemos a colocarnos
en la celda E2 y veremos que el borde de dicha celda, además de mostrarse más
grueso, en su esquina inferior derecha muestra un pequeño cuadradito negro
(botón Copiar fórmulas y datos). Colocamos el puntero del ratón sobre él y se
transformará en una cruz, hacemos clic y sin soltar arrastramos hasta la celda
E20, como se muestra en la figura 8.13. Con ello hemos conseguido copiar la
misma fórmula en todas las celdas sin tener que volver a escribirlas, y además
se han ido actualizando los nombres de las celdas para que cada una sume los
datos que le corresponden.
Seleccionamos ahora la celda
F2 para colocar la fórmula: =(D2*1000)/B2
Pulsamos la
tecla Entrar para que se efectúe el cálculo. Veremos que aparecen
decimales. Ya veremos también como controlarlos.
Seleccionamos la celda F2 y
copiamos las fórmulas hasta la F20.
Hacemos lo mismo en la celda
G2 colocando la fórmula: =(C2*1000)/B2
Y en la celda H2 colocando
la fórmula: =F2-G2
Vamos ahora a la celda E21 y
hacemos clic sobre el icono Suma que aparece en el lugar del botón Cancelar tras
seleccionar dicha celda. Veremos que automáticamente crea la fórmula
=SUMA(E2:E20). Pulsamos la tecla Entrar y se realiza la suma.
En la figura 8.14 podemos
ver cómo va nuestra hoja de cálculo con los datos y los cálculos que hemos
realizado hasta el momento.
Las fórmulas constituyen el
núcleo de cualquier hoja de cálculo, y por tanto de Excel. Mediante fórmulas,
se llevan a cabo todos los cálculos que se necesitan en una hoja de cálculo.
Las fórmulas se pueden utilizar para múltiples tareas: desde realizar
operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos cálculos
financieros, estadísticos y científicos. Las funciones permiten hacer más fácil
el uso de Excel e incrementar la velocidad de cálculo, en comparación con la
tarea de escribir una fórmula. Por ejemplo, se puede crear la fórmula
=(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la función =PROMEDIO(A1:A8) para realizar
la misma tarea. Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que
escribir las propias fórmulas. Las funciones actúan sobre los datos contenidos
en una celda o conjunto de celdas, de la misma forma que las fórmulas lo hacen
sobre los números. Las funciones aceptan información, a la que se denominan
argumentos, y devuelven un resultado. grupos de funciones que se encuentran
disponibles son los siguientes:
Funciones más recientemente utilizadas.
Todas las funciones disponibles.
Funciones Financieras.
Funciones para manejo de
fechas y horas.
Funciones matemáticas y trigonométricas.
Funciones estadísticas.
Funciones de búsqueda y referencia.
Funciones para usar bases de datos.
Funciones para manipulación de texto.
Funciones lógicas.
Funciones para obtener información.
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